民国档案的目录体系由案卷目录和民国人物卡片所组成
目录是档案的眼睛，也是打开档案宝藏的金钥匙。在改革开放以前，民国档案的目录体系由案卷目录和民国人物卡片（人名目录）所组成，前者用于按事查档，后者用于按人名查档。改革开放以后，部分档案馆又对民国档案案卷目录进行了细化，编制了文件级或文件组合级的分类目录卡片，以满足编史修志等按事查档的利用需求。
由于民国档案中的人，距今已70多年了，大都成为历史人物。在那个以“阶级斗争”为纲的年代，民国人物卡片是查阅民国档案最主要的检索工具。改革开放以后，按人名查找民国档案的热潮已经退去，民国人物卡片也逐渐淡出了档案人的视野。目前，省级以上的一些档案馆还保存着民国人物卡片，而市县一级档案馆，保存民国人物卡片的单位已经凤毛麟角，至于会使用这些检索工具的人，也成为“稀有人才”了。
民国人物卡片最早什么时候开始编制，目前没有史料可查。据浙江省档案馆现存的民国人物卡片考察，其最早应在上世纪50年代末已经出现，而主要形成时间段则集中于上世纪的60年代。
民国人物卡片是由公安部门统一组织编制的，这与解放后，我国的民国档案管理体制有关。
解放以后，我国地方的民国档案统一归口由公安部门管理。直至50年代后期，随着档案馆的成立，一些省级档案馆开始接收部分民国档案。以浙江为例，省档案馆成立后，省级党团组织、军队、警察、宪兵、特务、汪伪政府、司法案件、组织人事方面的民国档案仍然由省公安厅保存，其它省级机关单位保存的民国档案则由省档案馆接收，但是地市县的民国档案，还是由各地公安部门统一集中保管。直到1970年，国家出台文件，公安部门保存的民国档案一律向地方档案馆移交。浙江省档案馆于1970年底接收了省公安厅保存的民国档案。浙江省各地市县民国档案的移交接收，主要集中在上世纪80年代进行，最晚的个别县市直到上世纪90年代才完成民国档案的移交接收工作。
编制民国人物卡片在当年是一项重大的政治任务，目的就是为了满足历次政治运动中，查找个人历史的需要。现在看来，民国人物卡片的编制是我国档案历史上投入人力最多，规模最大，时间最长的一项档案业务工作。就以浙江省档案馆为例，现存民国人物卡片约在150万张以上，绝大部分是由省公安厅移交的，覆盖了馆藏约12万卷的民国档案。据老同志回忆，当年编制民国档案人物卡片，人员规模都在百人以上。由于档案存在重复问题，所以，编制人物卡片同样需要“去重”，去除重复的比例约在1：2~1：3之间。即有一半以上的卡片，最终是要被剔除掉的。150万张卡片，在最初形成时，至少要达到300~400万张左右。若以现在的业务外包效率计算，编制这150万张民国人物卡片，100个人至少也要干5年以上。
公安部门编制民国人物卡片是有全国统一的标准和规范的。
从著录项目来讲，主要包括人名、曾用名、性别、籍贯、职务、主要内容、档案出处等项目。档案出处一般包括芬特号（全宗号）、目录号、案卷号。有的档案没有芬特号，就统一填写全宗名称。
从人名的收录范围来讲：党团组织、军、警、宪、特等组织的档案，都要求有名必录，一般政府机关要求收录科员以上人员。企事业单位人员，至少担任中层以上领导职务才被收录。
从人物卡片的排列检索来讲：人物卡片一律按四角号码检索。人名由于姓氏的重复率太高，所以，人物卡片的排列，一律将姓氏排除在外，只检索名，不检索姓。如查找“张光寿”，首先把张字去除，按“光寿”两字去检索，卡片中所有叫“光寿”的人都排列在一起，你再从中选出“张光寿”来，如果选出的“张光寿”不止一人，这时，就要用卡片中的“籍贯”等著录项目作二次筛选、三次筛选，直至最终确认检索目标。
熟悉目录编制的标准，对于利用民国人物卡片是很有帮助的。比如，民国档案进馆以后，往往要进行重新整理编目，那么，重新整理编目形成的档案出处就会与人物卡上的档案出处不相一致，这时就需要编制档号对照表，以满足查找的需要；又比如，查找历史人物，如果他不在人名收录范围之内，就必须调整策略，利用别的检索工具去查找。查找一名学生或者教师，假如他当年没有参加过任何党团组织，那么，在民国人物卡片中就不会出现他的名字，但这并不代表档案馆中没有这个人的档案。
查档案不外乎查事和查人，查事用分类目录，查人用人名目录，这是基本的常识。民国档案也不例外。
随着档案开放程度的提高，民国档案查人的利用频率会越来越高，这是一个大趋势。从全球范围来讲，到档案馆查档案的人，大部分是以查人为主的。寻根问祖这是人类的共同精神追求，温饱问题解决了，人们对精神层面的追求势必摆上议事日程。
民国档案人物卡片是民国档案查人的金钥匙，也是档案前辈们留给今人的珍贵档案文化遗产，我们今天可以利用现代化的技术，改造这批遗产，让其进一步的发光发热，服务于人类。
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来源：《揭开档案神秘面纱的一角》
