档案数字化，核心聚焦于纸质档案的数字化转化，即通过专业扫描设备将纸质档案精准转换为数字图像，从而打破传统档案的物理存储限制，为高效调阅与利用奠定基础。

开展数字化扫描并非直接操作，需遵循规范的前置流程：首先要依据档案管理相关标准，对纸质档案进行系统化整理与规范化处理；随后搭建目录数据库，并按照统一著录规则完善目录数据。只有完成这两项关键准备，才能科学推进后续的扫描工作，以及数字资源的长效管理与合理利用。

一、为什么要开展档案数字化扫描？

随着国家“数字中国”战略的深入推进，档案工作正加速向信息化、智能化转型。纸质档案数字化不仅是技术升级，更是提升治理能力现代化的重要支撑。

1.1 提升管理效率与利用便捷性

传统档案管理模式依赖手工目录检索与库房调卷，流程繁琐、响应缓慢。一旦发生档案遗失、错放或字迹模糊等问题，查找难度成倍增加。

而通过数字化：

• 检索时间从“小时级”缩短至“秒级”
• 支持全文检索、模糊查询、多条件组合筛选
• 实现远程查阅、移动端调阅，打破时空限制
• 推动档案资源融入政务系统、业务平台，实现“数据多跑路，群众少跑腿”

典型案例：某市人社局将1980年代以来的知青档案全部数字化后，退休人员办理工龄认定平均耗时由7天缩短至2小时。

1.2 有效保护档案实体原件

纸质档案具有不可再生性，频繁翻阅会导致：

• 纸张磨损、折角、撕裂
• 墨迹褪色、字迹扩散
• 虫蛀、霉变风险上升

数字化后，可实行“原件封存、电子调用”机制，最大限度延长档案寿命，尤其对珍贵历史文献、手稿、地图等特种载体意义重大。

1.3 响应政策法规要求

二、档案数字化工作的基本依据与原则

2.1 核心标准规范体系

特别提醒：自2023年起，DA/T 31-2017已废止，各单位务必使用新版标准指导工作。

2.2 数字化基本原则

1. 安全第一：保障档案实体安全、数据安全、网络安全。
2. 完整真实：确保数字图像清晰、不失真，忠实反映原件状态。
3. 标准统一：采用统一技术参数、命名规则、存储路径。
4. 过程可控：建立全流程管理制度，实现责任可追溯。
5. 便于利用：兼顾长期保存与高效访问需求。

三、档案数字化扫描全流程详解

3.1 制定工作方案，配备设施设备

（1）制定详细工作方案

方案应包含：

• 数字化对象范围（如：文书、会计、声像、科技档案）
• 工作目标（年度完成量、覆盖率）
• 技术路线（扫描分辨率、色彩模式、存储格式）
• 成本预算与资金来源
• 人员组织与岗位职责
• 进度安排（分阶段实施计划）
• 安全管理措施（保密协议、监控、门禁）
• 验收标准与第三方检测机制

建议：重大项目应组织专家论证会，邀请档案行政管理部门参与评审。

（2）建立数字化管理制度

包括但不限于：

• 《数字化加工场所管理制度》
• 《档案出入库登记制度》
• 《数据安全管理规定》
• 《外包服务监督管理办法》
• 《突发事件应急预案》

（3）配置专用场地与设备

安全设备：视频监控（365天×24小时）、门禁系统、防盗报警、UPS不间断电源。

（4）外包服务管理要点

若选择外包，需重点审查：

• 企业资质：是否具备《国家秘密载体印制资质》（涉密项目必选）
• 注册资本：建议不低于500万元
• 从业经验：近三年类似项目案例不少于3个
• 安全承诺：签订保密协议，明确泄密责任

并指派专人全程监督，做到“三到场”：出库到场、扫描到场、入库到场。

3.2 档案出库管理

1. 申请审批：填写《档案数字化出库申请表》，经部门负责人、档案主管领导审批。
2. 清点交接：双方共同清点档案数量、页数、完整性，填写《档案交接清单》。
3. 临时存放：设置专用临时库房，距离加工区不超过50米，专人看管。
4. 动态登记：每日记录领取与归还情况，确保账实相符。

记录要素：全宗号、目录号、案卷号、件号、页数、交接人、时间。

3.3 数字化前处理

（1）确定扫描范围

• 全扫原则：除空白页外，所有页面均应扫描。
• 例外标注：对不需要扫描的页面（如夹带草稿纸），贴“不扫”标签并登记。
• 涉密档案：单独存放，使用专用涉密设备扫描，严禁联网。

（2）编制页号

小技巧：可用打号机批量编号（适用于整齐档案），但需测试是否损伤纸张。

（3）拆除装订

（4）技术修复

对于破损严重档案，须先修裱再扫描：

• 参照《DA/T 25-2022》进行补洞、托背、加固
• 皱褶严重的可用压平机处理（压力≤0.3MPa）
• 霉斑、油渍等污染不宜强行清除，保留原始痕迹

严禁使用胶带、修正液等永久性粘合剂！

3.4 著录目录数据

（1）建立目录数据库

使用档案管理系统（如紫光、擎天、万户等）创建：

• 档案门类（文书、会计、照片等）
• 保管单位（卷或件）
• 著录项模板

（2）核心著录字段（以“件”为例）

提示：可设置必填项校验、格式自动提示功能，减少录入错误。

3.5 档案扫描

（1）扫描设备选择

（2）扫描参数设置

图像质量判断标准：放大至200%仍能清晰识别最小字号文字。

（3）图像命名规则

推荐采用“档号+流水号”方式：

text

编辑

以“卷”为单位：

J001-WS·1999-Y-0001-001.001.tif

J001-WS·1999-Y-0001-001.002.tif

以“件”为单位：

J001-WS·2024-Y-0001.001.tif

J001-WS·2024-Y-0001.002.tif

存储路径建议按档号层级分类：

text

编辑

\J001\WS\2024\Y\J001-WS·2024-Y-0001\

3.6 图像处理

（1）图像拼接

• 分幅扫描图像需无缝拼接
• 重叠区域≥1/3幅宽
• 使用专业软件（如PTGui、Adobe Photoshop）自动对齐

（2）旋转与纠偏

• 统一阅读方向（通常为顺时针90°或180°）
• 偏斜≤1°视为合格
• 原件本身歪斜的无需纠正

（3）裁边处理

• 仅限去除黑边、扫描边框
• 距页边至少留2~3mm，防止误裁内容

（4）去污处理

• 去除扫描产生的黑点、污线
• 严禁删除：水渍、墨迹、批注、装订孔、纸张老化斑点

原则：展现档案原貌，不做美化修饰。

 3.7 数字化质量检查

 （1）目录数据检查

• 完整性：必填项无遗漏
• 准确性：与实体档案一致
• 规范性：格式符合标准
• 唯一性：档号不重复

 （2）图像质量检查

• 清晰度：文字可读，无模糊、失真
• 完整性：无漏扫、重扫、多页
• 顺序性：图像排列与原件一致
• 处理性：拼接无痕、纠偏正确、去污合理

抽查比例：一般项目不低于5%，重点项目100%全检。

  3.8 数据挂接

  （1）挂接方式

• 自动挂接：通过档号匹配，批量导入图像
• 手动挂接：用于异常情况补救

  （2）挂接后检查

• 每条目录是否关联图像
• 图像能否正常打开
• 图像顺序是否正确
• 文件命名是否规范

建议：建立“挂接日志”，记录操作人、时间、问题处理情况。

四、后续管理与成果利用

4.1 成果移交与验收

• 编制《数字化成果移交清单》
• 移交内容：图像文件、目录数据库、元数据、过程记录
• 接收方：档案馆或信息中心
• 验收依据：DA/T 31-2023及相关合同约定

4.2 长期保存策略

• 双备份：本地存储 + 异地灾备
• 介质轮换：磁盘每3年迁移一次，磁带每5年检测
• 格式转换：定期评估TIFF/PDF/A等格式的可持续性
• 真实性保障：采用哈希值校验、数字签名技术

4.3 开发利用途径

• 内网档案查询系统
• 政务服务平台集成
• 微信公众号“掌上查档”
• 历史专题展览（如“老照片里的城市记忆”）
• 学术研究支持平台 

档案数字化不是简单的“纸质转电子”，而是一项涉及管理、技术、标准、安全的系统工程。唯有坚持规范操作、注重细节把控、强化过程监督，才能真正实现“存真、保全、便用、长存”的目标。

广州米图信息科技有限公司有着丰富的档案藏品、历史文献、古籍书刊扫描数字化项目经验。通过梳理其开展数字化扫描的完整步骤，助力客户快速掌握核心流程、提升工作效率。让我们以匠心守护历史，用科技激活记忆，共同推动档案事业迈向高质量发展的新时代！